Criação do registro fonte para Revista (série periódica) 

1. Verifique se o registro já existe

Antes de criar um novo registro fonte, é importante verificar se a revista e o volume já estão cadastrados no sistema para evitar duplicidade de registros fonte. 

Passos para pesquisa: 

• Vá para a aba Todos os registros. 

• Digite ou cole o título abreviado da revista seguido do volume e número do fascículo. 

• Exemplo: Rev. bras. med. fam. comunidade; 10 (35), 2015 

 

Se o registro já existir, você verá: 

• O registro fonte 

• E possivelmente registros analíticos já cadastrados.

✅ Nesse caso, clique em + Criar analítica para inserir o novo artigo (registro analítico). 

 

2. Criando um novo registro fonte

Se o registro fonte não estiver cadastrado, siga os passos abaixo: 

• Clique em Novo registro bibliográfico. 

 

 

• Na tela de criação, verifique se o tipo de documento está como Revistas (Série Periódica). 

 

• Na tela Selecione ou crie uma nova fonte, clique em Nova Fonte. 

 

 

Aba Metadados:   

📌Informações gerais: 

Validar usando metodologia LILACS: manter a seleção do preenchimento automático.

📌 Nível Série 

Título: comece a digitar o título do periódico e selecione a opção correspondente. 

 

ISSN: será preenchido automaticamente, mas sempre confirme o número correto no documento em descrição. 

O dado de ambos campos os são normalizados conforme o portal ISSN. 

Volume e número do fascículo: Geralmente periódicos em fluxo contínuo de publicação tem somente o dado do volume. 

Licença: preencher conforme a licença Creative Commons indicada no periódico. 

📌 Imprenta 

Data de publicação: preencher conforme informado no fascículo, porém adote as abreviaturas conforme indicado no manual de descrição bibliográfica da LILACS 

Data de publicação normalizada: de acordo com o formato padronizado ISO. Há um controle de consistência que verifica se o preenchimento está de acordo com a data de publicação. 

Clique no botão Gravar Rascunho ou Publicar, conforme sua conveniência.   

Agora que você já criou o registro fonte, criar as analíticas clicando no botão do lado direito da Tela + Criar Analítica 

Criação do registro da analítica (artigo de periódico) 

Aba Metadados:  

📌 Nível Série 

• Título do periódico: será preenchido automaticamente. 

• Volume, número, ano: devem ser conferidos e completados, se necessário. 

📌 Base de dados 

• Indexado em: marque LILACS somente se a revista estiver indexada na base. 

 

📌 Informações Gerais 

• Forma do item: selecione “Eletrônico”. 

• Esse campo deve ser preenchido porque é obrigatório disponibilizar o texto completo do artigo na aba Texto completo.   

📌 Nível Analítico 

• Clique na caixa de Autor pessoal para abrir o formulário. 

• A afiliação institucional é obrigatória para artigos de periódicos. 

 

Siga estas regras: 

1. a) Use a instituição à qual o autor pertence, e não a que financiou ou sediou a pesquisa.
2. b) Registre os níveis hierárquicos da instituição nos campos apropriados:

• Nível 1, 2 e 3: unidades administrativas 

• A partir do nível 4, use ponto e espaço (Ex: Departamento de Epidemiologia. Faculdade de Saúde Pública) 

Se a afiliação estiver no documento apenas com a sigla, use a sigla.
Se estiver com nome por extenso, prefira o nome completo. 

Se o artigo não apresentar a afiliação institucional, preencher com o código s.af, que significa sem afiliação. 

• Para adicionar mais autores, clique em “Add Autor pessoal”. 

• Após inserir todos os autores, clique em Gravar. 

  Assistente de campo  

Título: 

• Preencha o título do artigo em todos os idiomas presentes no documento. 

• Use as regras ortográficas do idioma. 

• Não escreva tudo em maiúsculas (exceto siglas e nomes próprios). 

 

Assistente de campo 

Título traduzido para o inglês: 

Só deve ser preenchido se não estiver no documento (tradução feita pelo documentalista). 

 

Identificador de páginas: 

• O campo não é obrigatório se na aba Texto completo houver link ou PDF anexado. 

• Caso preencha, insira: Número inicial e Número final 

 

 

Se houver paginação eletrônica (e-location), use o campo Identificador de localização eletrônica. 

📌Informações Complementares 

Informação descritiva: 

Informar no subcampo Outros detalhes físicos se o documento possui detalhes como gráficos (graf), mapas (mapas), tabelas (tab) e ilustrações (ilus). 

Se houver mais de um, clique em “Add Informação descritiva”. 

Clique em “Gravar” 

Idioma do texto: 

Selecionar o idioma correspondente ao texto, caso, o documento possua o PDF em mais de um idioma, segure a Tecla “CTRL”, para selecionar os outros idiomas.

Número DOI: 

• Preencha esse campo sempre que o artigo possuir DOI. 

O DOI é um identificador persistente e facilita o acesso seguro ao documento. 

 

📌Outras notas 

Os campos Nota geral, Nota formatada de conteúdo, Nota de disponibilidade de forma física adicional, Nota de reprodução e Nota de versão original, são informações que complementam a descrição do documento. Clique em cada campo para obter ajuda. 

Obs: não são campos obrigatórios, para preenchimento de artigos científicos preencher os campos de “Notas” somente se necessário. 

📌Dados do conteúdo 

Nome do registro ensaio clínico: 

Preencher sempre que presente no documento, pois provê dados para checagem da transparência e confiabilidade da pesquisa realizada. 

Palavras-chave do autor: 

• Registrar todas as palavras-chave fornecidas no artigo. 

• Preencher em todos os idiomas disponíveis, mesmo que coincidam com termos do DeCS. 

• Para cada nova palavra-chave, clique em “Add Palavras-chave do autor”. 

 

Resumo: 

• Preencher todos os resumos conforme aparecem no documento. 

• Clique em “Add Resumo” para cada idioma disponível. 

• Se o resumo for estruturado, adotar a mesma estrutura no sistema: 

• Exemplo: OBJETIVO: Avaliar… MÉTODOS: Realizou-se… RESULTADOS: Foram obtidos… 

• Dica: mantenha o bloco de notas aberto para editar o resumo e excluir caracteres ocultos e formatação de texto com o “Enter”. 

 

Aba Indexação 

O preenchimento dos campos de indexação devem ser guiados pelo documento: Metodologia LILACS – Manual de Indexação de Documentos para Bases de Dados Bibliográficas com o uso do vocabulário controlado DeCS. 

Dica: 

• Assista ao curso introdutório sobre indexação de documentos com a metodologia LILACS 

• Realizae o curso avançado de indexação de documento em saúde   

Alguns conceitos introdutórios:   

Descritores Primários:  

Representam o foco principal do estudo. 

Como identificá-los: 

• Leia com atenção o título e o objetivo (geralmente último parágrafo da introdução, antes de material e métodos). 

• Confirme nas seções de resultados e discussão. 

• Use o DeCS para buscar o termo. Verificar a definição em Nota de Alcance, analisar a hierarquia para compreender o conceito e buscar termos mais específicos e leia Nota de indexação para instruções e regras da Metodologia LILACS como a coordenação de descritores. 

• Marque a opção “Primário?” ao selecionar o descritor. 

• Adicione qualificadores (se aplicável), de acordo com as notas de indexação do DeCS. 

⚠️ Lembre-se: nem todo descritor precisa de qualificador — utilize apenas se estiver previsto. 

Descritores secundários: 

São termos pertinentes, porém menos significativos para a representação do conteúdo temático de um documento. São descritores usados para indexar assuntos que complementam ou apoiam a compreensão do tema principal. 

Como identificá-los: 

• Leia as seções de materiais e métodos, tabelas, gráficos, discussão. 

• Extraia conceitos relevantes para a indexação: 

• Ler as áreas de material de métodos (desenho do estudo, técnicas e equipamentos utilizados) e discussão e resultados para verificar se há outras doenças, medicamentos, etc. que foram discutidos e que influenciaram o assunto principal 

• Checar se termos como “biopsia”, “prevalência”, “doença aguda”, “doença crônica” estão presentes no documento, pois devem ser indexados com secundários. 

• Checar coordenações necessárias na definição e notas de indexação 

• Avalie elementos que influenciam ou contextualizam o estudo principal. 

  Tipo de publicação: 

Somente aplique Tipo de publicação se o formato do artigo requerer sua aplicação. Para tanto, consultar o descritor DeCS apropriado e ler “definição” do descritor. 

Importante: 

As vezes o Tipo de publicação não está muito evidente. Realize uma leitura mais aprofundada da área de material e métodos e de classificação dos artigos (canto superior direito, ao lado ou acima do título) para identificá-lo e estude sobre os desenhos de estudo mais comuns na área da saúde: 

• Ensaio clínico ou específicos: artigo original prospectivo no qual se divulga a avaliação da eficácia de uma droga ou uma técnica. 

• Relato de caso narrativa de um ou poucos pacientes. Exemplo: Paciente do sexo feminino, com 76 anos de idade, portadora de síndrome do QT longo congênito diagnosticada em 1996…. 

• Estudos de avaliação, Revisão sistemática, etc. 

Não use Artigo clássico rotineiramente: artigo republicado, que marca uma mudança científica importante, portanto muito raro ser selecionado. (documentalistas tem, erroneamente, atribuído esse tipo de publicação, confundindo-o com um artigo científico comum). 

Descritores Pré-codificados: 

Termos utilizados para a caracterização dos sujeitos da pesquisa e proporcionar pesquisa por esses limites/filtros. 

Como localizar: 

• Leia as seções de materiais e métodos, tabelas, gráficos. 

• Use a busca (Ctrl + F ou Ctrl + L) com termos como: 

• “anos”, “idade”, “sexo”, “feminino”, “masculino” no idioma do texto. 
• Indexe com os termos apropriados do DeCS (Ex: “Adulto”, “Sexo feminino”). 

Campos preenchidos com menos frequência: 

Alcance temporal (desde) e (até): preenchidos para artigos históricos, biográficos ou que incluam vigência de um plano ou programa. 

Indivíduo como tema: preenchido com o nome do biografado. 

Região não DeCS: preenchido quando uma região geográfica é pertinente para a discussão do assunto. Geralmente em artigos que destacam aspectos de determinantes sociais, culturais e ambientais. Bastante usado para temas como Saúde Indígena, Programas de saúde, etc. 

Instituição como tema: preenchido com o nome da instituição quando artigo histórico ou celebração institucional.

 

Após preencher todos os campos clique no botão Gravar Rascunho ou Publicar conforme sua conveniência. 

Aba Texto completo 

1. Incluir o link para acesso

📌Texto completo 

Preencha os campos usando o assistente de campo da seguinte forma: 

• Endereço eletrônico: copie e cole o link direto para a fonte primária do texto completo (site próprio do periódico ou repositório institucional). 

• Selecione “Texto completo” se o link remete ao conteúdo do artigo. 

• Idioma do texto: escolha o(s) idioma(s) conforme o documento. 

Os tipos de arquivo e extensões mais utilizados são PDF ou HTML. Então, quando o seu campo for:

• Tipo de arquivo ”PDF” a Extensão de arquivo será “PDF” 

• Tipo de arquivo ”HTML ESTÁTICO” a Extensão de arquivo será “HTML” 

Os demais subcampos ficam em branco. 

Caso haja a versão do texto completo em outro idioma, clique no botão Add Endereço eletrônico e repita o processo selecionando o idioma correspondente ao texto completo linkado. 

Sempre teste o link para garantir que está funcionando corretamente e conferir os dados descritos de acordo com o documento original. 

Clique em “Gravar” 

Aba Biblioteca 

Esta aba contém informações internas, utilizadas pelas bibliotecas e pelas coordenações das bases. 

Localização do documento: indique onde o documento pode ser encontrado fisicamente (caso exista), como número de chamada ou setor da biblioteca. 

Base de dados: preencha apenas se solicitado pelo coordenador da base. É usado para separar coleções dentro de uma base de dados. 

Exemplo de uso: 

AHM-Acervo 

CACHOEIRINHA Produção 

Tombo / Nota interna: campos de uso local, para controle interno das bibliotecas. 

Descritores locais: utilizados por redes específicas (como BVS Psicologia ou SUS) para adicionar vocabulários próprios.
Exemplo: inclusão de termos da Terminologia em Psicologia ou da Taxonomia do SUS. 

⚠️ Se já houver dados neste campo, não os apague — apenas adicione o que for necessário. 

O campo “Descritores locais” é utilizado pela coordenação da base para inclusão de descritores que a rede ou a instituição utiliza.   

Aba Eventos/Projetos 

Se o documento for resultado de um evento ou projeto, utilize esta aba: 

• Preencha conforme as informações encontradas no próprio artigo. 
• Utilize os botões de ajuda de cada campo, se necessário. 

Aba Recursos Relacionados 

Quando um artigo é retratatado, comentado ou outro caso, é necessário realizar a linkagem com o artigo ou documento gerado.   

Tipo: esclarece o tipo de relacionamento entre os documentos. 

Título do artigo ou documento relacionado. Clique no ícone de lupa para linkar com o registro preexistente no sistema FI-Admin. 

Caso não haja, digite o título e inclua o link para o texto completo no campo Link.   

Saiba mais consultando a Nota Técnica 01/21 – Tratamento de errata, retratação, comentários ou carta.

Aba Dados de pesquisa 

Quando um artigo apresenta link do repositório onde os dados da pesquisa foram depositados é necessário preencher os campos a seguir: 

Link para acesso aos dados de pesquisa 

Título do conjunto de dados: preencher conforme título utilizado no repositório de dados de pesquisa. 

Descrição: preencher com os tipos de dados de pesquisa e arquivos depositados. 

Finalização

Após o preenchimento de todas as abas: 

1. Revise os dados com atenção. 

1. Clique em Gravar como rascunho para revisão posterior. 

1. Ou, se tiver permissão, clique em Publicar. 

Para adicionar novos artigos da mesma revista, localize o registro fonte e clique novamente em + Criar analítica.