LILACS-Express es una iniciativa de carácter cooperativo que busca aumentar el tiempo de exposición de los artículos indexados en las bases de datos gestionadas con la Metodología LILACS, mediante el envío de los metadatos y del texto completo de los artículos tan pronto como estén finalizados.
Ventajas:
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Divulgar inmediatamente los artículos en LILACS.
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Propiciar la publicación en línea con la carga de textos completos para instituciones que no cuentan con infraestructura local, ya sea en términos de personal o de tecnología.
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Aumentar la visibilidad de la revista.
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Facilitar el trabajo de las bibliotecas responsables de la indexación de la revista.
De esta manera, los artículos disponibles en LILACS con el estatus LILACS-Express podrán ser recuperados en las búsquedas por palabras del título, resumen y palabras clave, o por el nombre de los autores.
Para conocer más detalles sobre qué es y cómo funciona el sistema FI-Admin, acceda a:
Revisión de descripción e indización de artículos de revistas con estatus LILACS-Express:
En el menú, haga clic en «Registros bibliográficos» para iniciar el trabajo.
Revisión de los datos del fascículo/fuente
Revisar los datos de volumen, número y fecha de publicación del fascículo y publicar:
Revisar si los datos del fascículo descrito son correctos. En caso contrario, copiar los datos de la fuente y pegarlos en el cuadro de búsqueda en la pestaña “Todos los registros” y buscar el fascículo.
Revisión de datos de los artículos/analíticas
Para iniciar la revisión de cada uno de los artículos del fascículo, repetir siempre los pasos de la sección a continuación.
En “Registros bibliográficos”, haga clic en la pestaña «Indexado por mi centro» para ver los artículos incluidos por el editor.
Si no hay registros pendientes al acceder a la pestaña «Indexado por mi centro», y usted sabe que la revista forma parte de la iniciativa LILACS-Express (ya sea por ser SciELO o por información previa del editor), realice la búsqueda por el título abreviado de la revista en el cuadro de búsqueda.
Esto ocurrió porque probablemente el título de la revista cambió con el tiempo y los registros que ya estaban en LILACS continuaron con el título abreviado anterior.
Ej.:
Para iniciar el proceso de revisión, haga clic en el número del artículo o en el ícono de edición (lápiz).
Revisar todos los campos completados por el editor y completar con los datos faltantes en cada área del registro: Metadatos, Indización, Texto completo, Biblioteca, Evento/Proyecto, Recursos relacionados y Datos de investigación.
Metadatos
En «Metadatos», revisar todos los campos.
Tenga en cuenta que el formulario de Metadatos está subdividido en áreas. Haga clic en los enlaces en azul para mostrar u ocultar los campos de cada sección.
La mayoría de los campos cuenta con un Asistente de campo, que es una nueva ventana que se abre para registrar los datos.
Cuando haya correcciones que realizar, haga clic sobre el área del campo para abrir el asistente. Después de revisar los datos, haga clic en «Grabar».
Bases de datos
Validar usando Metodología LILACS
Mantener seleccionado para realizar verificaciones de acuerdo con la Metodología LILACS.
Indexado en
LILACS ya viene completado en los registros LILACS-Express, pero siempre verifique que esté efectivamente completado.
Incluir otras bases en las cuales este registro deba ser ingresado.
Información general
Status
En el campo Status aparece el término LILACS-Express porque ese registro ya fue publicado en LILACS con ese estatus (el documentalista no puede editar este campo).
Tipo de registro
Mantener Material textual (tipo aceptado para LILACS)
Forma del ítem
Mantener Electrónico
Tipo de revista
Mantener Revistas
Nivel Analítico
Autor personal
- Incluir a todos los autores presentes en el artículo con su respectiva afiliación institucional.
- Los niveles de la afiliación se registran desde el nombre de la institución hasta el departamento.
- Siempre que haya autor personal y autor institucional, incluir solamente el autor personal.
- Excepción: Para el tipo de publicación “Directrices” se permite la inclusión de ambos autores: personal e institucional.
- Atributos:
- 1: Afiliación en nivel jerárquico más general: Universidade de São Paulo
- 2: Afiliación institucional en segundo nivel: Faculdade de Medicina
- 3: Afiliación institucional en tercer nivel: Departamento de Cirurgia u otra subdivisión, cuando exista
- c: Ciudad: São Paulo
- p: País: Brasil
- r: Grado de responsabilidad: eliminar siempre que el editor incluya «aut»: autor. Usar solamente si es necesario.
Autor institucional
No es común en artículos de revistas. Registrar el nombre presente en el documento.
Excepción: nombres de instituciones gubernamentales, en cuyo caso se hace la entrada normalizada por el nombre del país, estado o ciudad.
El autor institucional se utiliza comúnmente para guías, protocolos y directrices de práctica clínica.
Título
- Incluir el título en todas las versiones presentes en el artículo y seleccionar el idioma de cada versión.
- Incluir el título tal como aparece en el documento, pero siguiendo las normas gramaticales vigentes en cuanto al uso de letras mayúsculas y minúsculas. Es decir, mayúsculas solamente para inicio de párrafo, nombres propios, siglas y acrónimos.
Título traducido
Cuando la publicación no tenga título en inglés, el documentalista deberá traducirlo y registrarlo en este campo.
Páginas
- Páginas: usar este campo solamente cuando el artículo no tenga paginación o cuando la paginación sea irregular, colocando la página inicial y final entre corchetes. Cuando haya indicación de inicio y fin de páginas, borrar el contenido de este campo.
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Número inicial: primera página del artículo.
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Número final: última página del artículo.
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Identificador de localización electrónica: registrar la paginación electrónica (e-location) cuando la revista tenga flujo continuo de publicación y exista un código de paginación electrónica en sustitución de la paginación tradicional.
Información complementaria
Información descriptiva
En Otros detalles físicos, completar con las siglas de acuerdo con la tabla a continuación. En caso de que el documento tenga más de una de las opciones, hacer clic en «Agregar Información descriptiva» para incluir una nueva ocurrencia.
Idioma del texto
- Verificar que todos los idiomas presentes en el documento hayan sido incluidos en la descripción.
Notas
Incluir notas normalizadas conforme AACR2 siempre que sea necesario.
Datos de contenido
Nombre del registro del ensayo clínico
Todo ensayo clínico debe haber sido registrado en una base específica para ese fin. Incluir este dato siempre que esté disponible en el artículo.
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Base de datos: elegir la opción conforme aparezca en el documento
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Número de registro
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URL: para el registro en la base de datos de ensayos clínicos
Palabras clave del autor
Verificar que todas las palabras clave hayan sido incluidas en todos los idiomas disponibles por separado. Si falta alguna o si las palabras aparecen todas juntas, incluir nuevas ocurrencias haciendo clic en “Agregar Palabras clave del autor”.
Siempre definir el idioma de cada palabra clave.
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Palabra clave
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Calificador
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Idioma
Resumen
Verificar que el resumen completo haya sido incluido en todos los idiomas disponibles, con la identificación correcta del idioma.
Indización
Descriptores primarios y secundarios
Después de finalizar la revisión de la descripción bibliográfica, acceder a la pestaña “Indización”.
Hacer clic en el área de descriptores en “Seleccione por la búsqueda” para visualizar el cuadro de búsqueda e identificar los descriptores y calificadores que se van a utilizar.
Definir si el descriptor será primario seleccionando la opción ¿Primario?
Se recomienda la adopción de un máximo de 6 descriptores primarios y 20 descriptores secundarios. Agregar tantos descriptores como sean necesarios para la descripción del contenido del documento.
Buscar por el tema. No es necesario escribir el descriptor completo, ya que al comenzar a digitar se mostrarán los descriptores con las letras ya ingresadas.
Para utilizar el descriptor en su indización, haga clic en el botón «Seleccionar«, y para utilizar el descriptor con calificador haga clic directamente en los botones con las siglas de los calificadores:
El resultado será similar a la imagen de abajo:
Campos adicionales de indización
Tipo de publicación
Utilizado para indizar el formato del estudio realizado y la forma de presentación del contenido. Siempre buscar los tipos de publicación en el DeCS para leer su definición y notas de indización antes de utilizarlos.
Descriptores precodificados
Utilizados en casi todos los registros bibliográficos. Siempre buscar los precodificados en el DeCS para leer su definición y notas de indización antes de utilizarlos.
Identifican:
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Sujetos de investigación
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Género
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Edad
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Humano o animal
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Períodos históricos
Alcance temporal (desde)
Utilizado en artículos históricos o en artículos en los que se destaque la delimitación temporal del estudio.
Alcance temporal (hasta)
Utilizado en artículos históricos o en artículos en los que se destaque la delimitación temporal del estudio.
Individuo como tema
Utilizado en artículos históricos y biográficos. Adoptar estos tipos de publicación en el campo correspondiente.
Región no DeCS
Utilizado para indicar nombres de Estados, Ciudades, Regiones y Localidades. Usar siempre que sea pertinente.
Institución como tema
Utilizado en artículos históricos con el tipo de publicación “Artículo histórico”.
Texto completo
Siempre verificar que la URL esté funcionando y corresponda al registro bibliográfico.
En caso de tener problemas para acceder al enlace y la revista no tenga sitio web propio, contactar al editor de la revista y notificar a la Unidad LILACS para un posible apoyo.
Verificar que todos los atributos hayan sido completados correctamente, especialmente el idioma del documento.
Biblioteca
Localización del documento
Incluir los datos de localización del documento en el acervo físico de su biblioteca.
- Excepción: Ningún artículo de revista debe contener este dato, ya que es recuperado vía SeCS–Seriados en Ciencias de la Salud.
Base de datos
Cuando corresponda, incluir bases de datos locales en las que el registro deba ser ingresado.
Tombo
Nota interna
Descriptores locales
Incluir descriptores locales si la red para la cual usted contribuye utiliza otro tesauro o vocabulario controlado adicionalmente al DeCS.
Ejemplo:
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Tesauro MS
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Taxonomía del SUS y otros
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Terminología en Psicología
Evento/Proyecto
Revisar los datos de evento y proyecto y completarlos en caso de que apliquen al documento descrito.
Al finalizar toda la revisión de la descripción y realizar la indización, haga clic en el botón «Publicar».
Publicación
Para finalizar, haga clic en «Publicar».
Al publicar los artículos en el FI-Admin, estos serán procesados y estarán disponibles para búsqueda en LILACS después del procesamiento. Los registros «publicados» hasta:
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Lunes a las 17:00 h: estarán disponibles para búsqueda el jueves
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Viernes a las 17:00 h: estarán disponibles para búsqueda el lunes
El artículo podrá ser publicado en LILACS solamente si todos los campos obligatorios y esenciales están completos. Si falta algún campo, el sistema informará cuál es el faltante.
Después de revisar la primera analítica/artículo, iniciar la revisión de los siguientes artículos del fascículo.
